O presente Regulamento ten por obxecto ser un instrumento
normativo que permita desenvolver o Sistema
Arquivístico da Universidade de Vigo e que garanta á Universidade o
cumprimento do establecido na Lei 16/1985 de Patrimonio Histórico Español.
TÍTULO I. DO ARQUIVO
UNIVERSITARIO DA UNIVERSIDADE DE VIGO
CAPÍTULO I. Disposicións
xerais.
Sección primeira. Do Arquivo Universitario da Universidade
de Vigo.
Art. 1.
O Arquivo Universitario da Universidade de Vigo é a unidade responsable de
garantir a xestión, organización, accesibilidade, tratamento e conservación
do patrimonio documental da Universidade.
Art. 2.
O Arquivo Universitario da Universidade de Vigo ten como misión garantir a
organización e o tratamento do patrimonio documental da Universidade, así
como constituírse nunha ferramenta de apoio á xestión administrativa,
atender aos dereitos das persoas físicas, xurídicas, privadas ou públicas, e
facilitar a documentación necesaria para a investigación histórica, de
acordo, en todos os casos, co marco legal e normativo existente.
Art. 3.
O Arquivo Universitario da Universidade de Vigo como servizo que recolle,
organiza, avalía e difunde o patrimonio documental da Universidade,
desenvolve as funcións seguintes:
• Establecemento das directrices do
sistema arquivístico da Universidade.
• Recibimento, organización, conservación e accesibilidade á documentación.
• Elaboración do inventario, clasificación, ordenación e catalogación da
documentación.
• Elaboración dos instrumentos de descrición e difusión adecuados para
asegurar unha correcta xestión
e accesibilidade da
documentación.
• Favorecemento dunha maior eficacia da administración da Universidade,
facilitando a documentación necesaria para a resolución dos trámites
administrativos e a toma de decisións.
• Facilidade no acceso e a consulta da documentación á comunidade
universitaria, e de igual modo aos investigadores/as, estudosos/as e
cidadanía en xeral, de acordo co marco legal e normativo existente.
• Establecemento dos criterios de clasificación, ordenación e tratamento da
documentación activa dos diferentes órganos, unidades administrativas
e servizos da Universidade.
• Establecemento de criterios e directrices sobre transferencias de
documentación, selección e
eliminación de documentos e xestión documental, así como sobre
calquera outro aspecto relativo ao tratamento da
documentación.
• Formulación de directrices para a correcta situación física da
documentación e establecemento das condicións idóneas que deben
reunir as instalacións necesarias para a súa utilización e seguridade.
• Impulso de actividades de formación dos usuarios/as en canto á
organización e ao tratamento técnico da documentación.
• Promoción de actividades de difusión do patrimonio documental da
Universidade.
• Todas aquelas funcións que impliquen a organización e o tratamento da
documentación que constitúe o patrimonio documental da Universidade.
Art. 4.
O Arquivo Universitario está adscrito á Biblioteca Universitaria de Vigo,
sen prexuízo da súa relación co secretario/a xeral, órgano unipersoal a quen
os Estatutos encomendan a función de recepción, compilación, depósito,
custodia e certificación dos arquivos xerais.
Sección segunda. Do patrimonio documental da Universidade
de Vigo.
Art. 5.
Enténdese por documento de arquivo, para os efectos do presente Regulamento,
toda expresión en linguaxe oral ou escrita, natural ou codificada, así como
toda expresión gráfica, sonora ou en imaxe, de calquera idade, recollida en
calquera tipo de soporte material, que constitúa o testemuño das funcións e
actividades propias da Universidade de Vigo.
Art. 6.
O patrimonio documental da Universidade de Vigo está constituído polo
conxunto de documentos de calquera época xerados, recibidos ou reunidos no
exercicio das súas funcións por:
a) Os órganos de goberno colexiados
e unipersoais da Universidade.
b) Os departamentos, centros e institutos universitarios en que está
constituída a Universidade, así como outros centros que legalmente sexan
creados, vinculados ou adscritos a esta.
c) Os órganos, unidades e servizos administrativos da Universidade.
d) As persoas físicas ao servizo da Universidade no exercicio dunha función
administrativa, docente ou investigadora. Cando finalice o exercicio das
súas funcións específicas ou das tarefas de representación, a documentación
xerada será transferida ao Arquivo Xeral.
e) As persoas físicas ou xurídicas, alleas á Universidade, que fagan unha
cesión ou doazón expresa de documentos, unha vez que esta fose aceptada
polos órganos correspondentes.
Art. 7.
Quedan excluídos do patrimonio documental da Universidade de Vigo as obras
de creación e de investigación editadas e todas aquelas que, pola súa
índole, formen parte do patrimonio bibliográfico.
CAPÍTULO II. Estrutura,
organización, competencias e funcionamento do sistema arquivístico da
Universidade.
Sección primeira. Do sistema arquivístico.
Art. 8.
O sistema arquivístico é a estrutura sobre a que se organiza o patrimonio
documental da Universidade a través das etapas do ciclo de vida dos
documentos, con diferentes regulacións para a súa organización,
conservación, tratamento e difusión en cada unha das etapas.
Art. 9.
O sistema arquivístico da Universidade de Vigo está constituído por todos os
arquivos de xestión, o Arquivo Xeral e a Comisión Cualificadora de
Documentos Administrativos.
Art. 10.
A dirección e planificación do sistema arquivístico corresponderá á
Dirección da Biblioteca Universitaria, quen o exerce a través da Sección de
Arquivo.
Art. 11.
A dirección e planificación do
sistema arquivístico supón a realización das seguintes funcións:
a) Deseño do sistema arquivístico e
regulación e planificación da actividade arquivística.
b) Explicación das directrices para a organización dos arquivos de xestión e
supervisión do seu
funcionamento.
c) Promoción da formación do persoal en organización e tratamento técnico
dos documentos
d) Elaboración de normas de funcionamento e coordinación da súa aplicación.
e) Proposición da creación de órganos consultivos e de comisións asesoras e
de traballo naquilo que estea relacionado coas actividades do Arquivo Xeral.
f) Dirección do Arquivo Xeral, administración dos recursos de que dispoña e
redacción da memoria anual.
g) Proposición e supervisión dos sistemas informáticos que permitan unha
eficaz xestión dos documentos e dos arquivos.
h) Supervisión do funcionamento dos arquivos de xestión.
i) Asesoramento sobre as instalacións e equipamento dos arquivos de xestión,
así como a responsabilidade en todos os espazos do Arquivo Xeral que
conteñan documentación.
j) Organización e supervisión das tarefas do persoal adscrito ao Arquivo
Xeral.
k) Proposición dos temarios das probas de acceso do persoal ao Arquivo e
formar parte, no seu caso, dos tribunais das devanditas probas.
l) Representarción do Arquivo Xeral, por delegación do Reitor/a, ante os
órganos de goberno e ante institucións externas.
Sección segunda. Compoñentes básicos do sistema
arquivístico da Universidade de Vigo.
Art. 12. Os arquivos de xestión.
Os arquivos de xestión están constituídos polos fondos documentais
existentes nos arquivos dos órganos de goberno, colexiados e unipersoais,
departamentos, centros, unidades e servizos da Universidade, como
consecuencia das funcións e actividades que lles son propias.
Art. 13.
Os arquivos de xestión considéranse integrantes do sistema arquivístico na
etapa inicial ou activa do ciclo de vida dos documentos.
Art. 14.
A conservación e custodia dos documentos existentes nos arquivos de xestión,
así como a súa transferencia organizada e sistemática aos depósitos do
Arquivo Xeral, é responsabilidade dos xefes/as de servizo e dos
administradores/as, quen deberá designar un ou máis coordinadores/as que
asuman as funcións xerais de xestión de documentos de acordo coas
directrices que estableza o xefe/a da Sección de Arquivo, quen, en todo
momento, poderá supervisar o seu cumprimento.
Art. 15.
Os arquivos de xestión conservarán todos os documentos recibidos ou xerados
mentres dure a tramitación dos asuntos aos que fan referencia, e ao longo
dun período que establecerá a Comisión Cualificadora de Documentos
Administrativos.
Art. 16. O Arquivo Xeral.
É o responsable da custodia, xestión, conservación e difusión de todos os
fondos documentais da Universidade que foron transferidos polos arquivos de
xestión aos depósitos do Arquivo Xeral, finalizado o período de permanencia
nestes.
Art. 17.
O Arquivo Xeral, en canto á xestión dos documentos, desempeña un dobre
cometido, actuando como arquivo intermedio e como arquivo histórico.
Art. 18.
Na súa función de arquivo intermedio trata con criterios arquivísticos a
documentación procedente dos arquivos de xestión, para que sirva de soporte
á xestión administrativa así como para os administrados/as que estean
lexitimamente interesados en consultalos.
O arquivo intermedio integra aqueles documentos que se encontran nunha fase
semiactiva, é dicir, a fase administrativa xa finalizou, pero os documentos
aínda poden ser consultados esporadicamente.
Mentres dure a súa permanencia nesta fase, aplicarase o expurgo e
eliminación daquela documentación que, perdendo completamente o seu valor e
a súa utilidade administrativos, non teña valor histórico que xustifique a
súa conservación permanente.
Art. 19.
Na súa función de arquivo histórico, o Arquivo Universitario conservará
aquela documentación que debido, ao seu valor histórico, deba ser conservada
permanentemente.
Art. 20.
A documentación procedente das institucións existentes antes da creación da
Universidade de Vigo, pasará a formar parte do Arquivo da Universidade de
Vigo.
Sección cuarta. Da Comisión Cualificadora de Documentos
Administrativos.
Art. 21.
A Comisión Cualificadora de Documentos Administrativos da Universidade de
Vigo é un órgano colexiado interdisciplinario. Ten como finalidade, de
acordo co artigo 58 da Lei 16/1985 de 26 de xuño do Patrimonio Histórico
Español, o estudo e resolución das cuestións relativas á cualificación e á
utilización dos documentos da Universidade, así como a súa integración no
Arquivo e o réxime de acceso e inutilidade administrativa.
Art. 22.
A Comisión Cualificadora de Documentos Administrativos da Universidade de
Vigo ten, ademais, as seguintes funcións:
1) Establecemento, baixo criterios
administrativos, xurídicos e históricos, dos prazos de permanencia dos
documentos administrativos en cada un dos diferentes tipos de arquivos de
xestión, intermedio e histórico.
2) Normalización do proceso de expurgo e eliminación de documentos,
resolvendo a forma de disposición final, co fin de identificar e diferenciar
aquelas tipoloxías que é preciso conservar para o futuro en atención aos
valores informativos e de testemuño, os que son de obrigada conservación
pola lei, daquelas que se poden destruír unha vez esgotado o seu valor
administrativo.
3) Determinaión da accesibilidade e utilización dos documentos e series
documentais.
4) Cualificación de documentos esenciais, froito do desenvolvemento das
funcións e actividades universitarias consideradas de singular relevancia.
5) Calquera outro asunto sobre materia arquivística relacionado coas
competencias anteriores, que lle sexa encomendado polo seu presidente/a.
6) Información ao Consello de Goberno das propostas de modificación deste
Regulamento.
Art. 23.
A Comisión Cualificadora de Documentos Administrativos estará formada polos
seguintes membros da Universidade:
O secretario/a xeral, ou persoa
en quen delegue, que actuará como presidente/a.
O xefe/a da Sección de Arquivo, quen actuará como vicepresidente/a.
Un letrado/a do Servizo de Asesoría Xurídica.
Un docente do Departamento de Dereito Público.
Un docente do Departamento de Historia, Arte e Xeografía.
Un axudante de arquivos, bibliotecas e museos, que actuará como
secretario/a.
Art. 24.
O seu nomeamento farase por un período de catro anos, por resolución do
Reitor/a, a proposta do presidente/a.
Art. 25.
A Comisión Cualificadora de Documentos Administrativos poderá convidar ás
súas reunións a especialistas ou aos responsables da xestión das series que
se van valorar.
Art. 26.
O xefe/a da Sección de Arquivo elevará á Comisión Cualificadora de
Documentos Administrativos, para o seu acordo, as propostas respecto á
normalización de procedementos administrativos, períodos de conservación,
accesibilidade e forma de disposición final de cada unha das series
documentais que xera a Universidade.
Art. 27.
O presidente/a da Comisión
Cualificadora presentará ao Consello de Goberno da Universidade, para a súa
aprobación, os acordos da Comisión Cualificadora de Documentos
Administrativos. Unha vez que esta sexa efectiva, os acordos terán carácter
normativo e a súa aplicación será de carácter xeral.
Art. 28.
O xefe/a da Sección de Arquivo poderá propoñer a creación doutros órganos
consultivos ou de comisións asesoras e de traballo naquilo que estea
relacionado coa xestión do patrimonio documental da Universidade.
TÍTULO II. DO TRATAMENTO
TÉCNICO E ACCESO Á DOCUMENTACIÓN
CAPÍTULO I. Do tratamento
técnico da documentación.
Sección primeira. Da clasificación, organización e
transferencia da documentación.
Art. 29.
O tratamento técnico dos arquivos de xestión seguirá as directrices
establecidas polo xefe/a da Sección de Arquivo e a responsabilidade da súa
aplicación corresponderá ao xefe/a das unidades e servizos.
Art. 30.
O Patrimonio Documental da Universidade de Vigo organízase desde os arquivos
de xestión de acordo cun cadro de clasificación de aplicación xeral, que
permite unha recuperación global da información en toda a Universidade e ao
longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
Art. 31.
A transferencia dos expedientes ao Arquivo Universitario farase a cargo das
unidades e servizos administrativos de acordo cun calendario e con respecto
aos períodos de conservación sinalados pola Comisión Cualificadora de
Documentos Administrativos. Os documentos obxecto de transferencia deberán
ser orixinais ou copias únicas.
Art. 32.
No caso de ingresos de documentación extraordinarios mediante doazón,
legado, depósito, compravenda ou calquera outro sistema previsto no
ordenamento xurídico, procederase á formalización do acto de adquisición
mediante resolución do reitor/a.
Art. 33.
O Arquivo Xeral elaborará instrumentos de descrición do fondo documental e
instrumentos de control deste.
Sección segunda. Da preservación e conservación dos
documentos.
Art. 34.
O xefe/a da Sección de Arquivo adoptará as medidas preventivas necesarias
para evitar a degradación da documentación, manténdoa en óptimas condicións
e asegurando a súa preservación. A documentación depositada no Arquivo Xeral
deberá conservarse de acordo coas condicións ambientais idóneas para a
perdurabilidade dos distintos tipos de soportes.
Art. 35.
O Arquivo Xeral contará cunhas instalacións adecuadas para os seus fondos e
para a prestación dos seus servizos.
Art. 36.
O xefe/a da Sección de Arquivo elaborará e manterá un proxecto de emerxencia
para actuar rapidamente en caso de sinistro. Ao mesmo tempo, elaborará e
manterá un programa actualizado dos documentos esenciais da Universidade,
que garanta a seguridade ante posibles desastres que puidesen poñer en
perigo a conservación de documentación cualificada de singular relevancia.
CAPÍTULO II. Do acceso á documentación e aos servizos do
Arquivo Xeral.
Sección primeira. Principios xerais.
Art. 37.
De acordo coa lexislación vixente, recoñécese aos membros da comunidade
universitaria e á cidadanía en xeral o dereito de acceso aos documentos
constitutivos do patrimonio documental da Universidade, nos termos que
determina a lexislación vixente e coas restricións que nela se contemplan.
Enténdese por acceso a dispoñibilidade dos documentos para a súa consulta
mediante o procedemento administrativo establecido.
Art. 38.
É competencia da Comisión Cualificadora de Documentos Administrativos fixar
os criterios para a libre accesibilidade ou restrición de cada unha das
series que constitúen o patrimonio documental da Universidade de Vigo.
Art. 39.
O acceso aos fondos privados, conservados no Arquivo Xeral, rexerase polas
condicións acordadas polas partes nos documentos de adquisición.
Art. 40.
O acceso á documentación orixinal queda subordinado a que non se poña en
perigo a súa conservación. O xefe/a da Sección do Arquivo poderá restrinxir
o acceso e a reprodución daqueles orixinais cuxa manipulación poña en perigo
a súa conservación. Nestes casos, o responsable do Arquivo proporá outras
solucións para satisfacer a consulta.
Sección segunda. Forma e procedemento.
Art. 41.
Para consultar os documentos haberá que cubrir un formulario para cada
unidade documental e seguir os procedementos de consulta establecidos polo
Arquivo Xeral.
Art. 42.
O acceso aos documentos realizarase mediante a consulta gratuíta, tras a
solicitude razoada por escrito en impreso normalizado, nas instalacións do
Arquivo Xeral e no horario de consulta establecido.
Consideraranse consultas internas unicamente aquelas que sexan efectuadas
polos departamentos, centros e servizos e calquera outra unidade
administrativa da Universidade no exercicio das súas funcións. O resto de
consultas terá a consideración de consultas externas.
Art. 43.
Os usuarios/as, tanto internos como externos, son responsables da
integridade dos fondos documentais mentres os consulten. Queda prohibido o
traslado de documentos fóra do espazo destinado á consulta, salvo que fose
especificamente autorizado mediante préstamo aos usuarios/as internos.
Art. 44.
Como norma xeral, será necesaria a obtención da tarxeta de investigador/a
para poder realizar investigacións de longa duración, mentres que para
consultas esporádicas, o Secretario/a Xeral expedirá autorizacións temporais.
Art. 45.
O acceso directo aos depósitos está reservado unicamente ao persoal do
Arquivo Xeral.
Art. 46.
En circunstancias extraordinarias (obras, procesos de organización ou
restauración de documentos, traslados ou operacións de mantemento) poderán
establecerse, con carácter xeral, restricións ou condicións especiais para a
consulta dos fondos.
Sección terceira. Préstamo.
Art. 47.
O Arquivo Xeral realizará préstamos de documentos ás unidades e servizos da
Universidade para facilitar a súa consulta e axilizar a xestión
administrativa e a toma de decisións. O préstamo de documentos orixinais ás
unidades produtoras realizarase tras a solicitude do responsable da unidade
ou servizo e formalizarase mediante o formulario establecido. Mentres dure o
préstamo, a unidade solicitante é a responsable da integridade do documento
prestado.
Art. 48.A
duración do préstamo será de 30 días, prorrogable tantas veces como se
considere necesario tras a solicitude por escrito da renovación
correspondente. En ningún caso o préstamo se considerará indefinido.
Art. 49.
O Arquivo poderá reclamar os documentos que non fosen devoltos no período de
tempo establecido. Neste caso, a reclamación farase por escrito, cunha
relación dos documentos pendentes de devolución.
Art. 50.
Por razóns de seguridade e de conservación, os documentos en préstamo non
sairán das unidades e servizos da Universidade, excepto os documentos que
sexan solicitados pola administración de xustiza ou por un organismo
público, sempre que se deposite unha copia no Arquivo Xeral. A unidade ou
servizo dará traslado da solicitude ao secretario/a xeral, para proceder ao
seu trámite polo Arquivo Xeral.
Art. 51.
No caso de solicitudes para participar en actividades de difusión cultural
externa á Universidade, especialmente exposicións, será necesaria a
autorización do Secretario Xeral, quen establecerá os requisitos que se
deberán ter en conta en cada situación.
Sección cuarta. Reprografía, compulsas e expedición de
copias de documentos.
Art. 52.
O persoal do Arquivo Xeral é o único autorizado para realizar reproducións
dos documentos depositados no Arquivo Xeral. Soamente en casos excepcionais,
o xefe/a da Sección do Arquivo poderá autorizar a saída da documentación
para a súa reprodución, controlada en todo momento polo Arquivo Xeral.
Art. 53.
O Arquivo Xeral facilitará copias dos documentos ás unidades produtoras. A
solicitude de copias de documentos xerados por un órgano ou unidade
administrativa universitaria distinta á unidade produtora debe ser
autorizada pola unidade produtora.
Art. 54.
A reprodución de documentos para fins de investigación e información
cultural estará limitada pola lexislación vixente en materia de Arquivos e
Patrimonio Documental, así como pola lexislación de Réxime Xurídico e
Procedemento Administrativo das Administracións Públicas e a lexislación
especial.
Art. 55.
O usuario/a que desexe unha reprodución axustarase ao procedemento
establecido para o efecto, e ás condicións, limitacións e restricións de
accesibilidade que se establezan en cada caso, de acordo coa lexislación
vixente.
Se se trata de documentación con valor administrativo o solicitante deberá
dirixir a petición directamente á unidade administrativa responsable do
procedemento.
Art. 56.
Expediranse copias auténticas e copias compulsadas dos documentos cuxo valor
administrativo prescribise. A solicitude deste tipo de copias deberá
formularse por escrito e dirixirse ao Arquivo Xeral.
Art. 57.
As solicitudes de reproducións de documentos de acceso restrinxido
requirirán a autorización escrita previa e expresa da autoridade que
estableceu a restrición, e a presentación no Arquivo Xeral no momento da
solicitude.
Art. 58.
Os instrumentos de descrición existentes no Arquivo Xeral serán de libre
consulta. Non está permitida a súa reprodución debido á necesidade de
protexer os dereitos de propiedade intelectual da Universidade de Vigo, quen
autorizará, en calquera caso, a súa publicación.
CAPÍTULO III. Infraccións e sancións.
Art. 59.
As cuestións de responsabilidade que puidesen derivarse por incumprimento do
regulado no presente Regulamento, por mal uso, neglixencia ou danos que se
ocasionen ao patrimonio documental da Universidade, tanto fronte a
integrantes da comunidade universitaria como a terceiras persoas,
resolveranse de conformidade co disposto na normativa legal de aplicación
para cada caso.
Disposición adicional.
Primeira.
A reforma total ou parcial deste Regulamento corresponde ao Consello de
Goberno e realizarase por iniciativa da Comisión Xeral de Biblioteca
Universitaria.
Disposición transitoria.
Primeira.
Como norma xeral, nos arquivos de xestión poderase eliminar sen máis trámite
que a súa baixa no inventario, cando isto último sexa preciso, a
documentación de apoio informativo, tanto de elaboración interna como
externa, cuxo valor informativo caducase. Así mesmo, conservarase soamente
un exemplar –orixinal ou copia, segundo proceda– de cada documento ou
expediente, eliminando as copias simples ou múltiples, fotocopias ou
duplicados innecesarios, inútiles ou repetitivos de documentos
administrativos, quedando prohibida a eliminación de calquera outro tipo de
documentos.
Disposición final.
Primeira.
O presente regulamento entrará en vigor ao día seguinte da súa aprobación
polo Consello de Goberno.